Auditmodul - Aufgaben erstellen

Das Erstellen von Aufgaben zu Auditabweichungen ist ein bisschen tricky, da hier zwei Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Deshalb möchte ich das versuchen zu erklären.

Vorweg noch zu den Beobachtungen.

  • nicht kritische Abweichung und
  • kritische Abweichung sollte klar sein
  • Empfehlung erklärt sich von allein: keine Abweichung, aber hier könnte man vielleicht noch was verbessern. Das Audit wird auch fertig (grüner Haken), wenn die Empfehlung nicht abgearbeitet ist.
  • positive Besonderheit (hieß bisher Verbesserung, der Begriff war aber irreführend): wenn etwas besonders positiv aufgefallen ist, kann man das ja auch mal festhalten. Natürlich wird daraus keine Aufgabe erstellt.


Nach Fertigstellung des Berichts muss der Haken "Abschließen" gesetzt werden, bevor die Aufgaben erstellt werden können.
Er bewirkt, dass kein Anderer als der angegebene Auditor, Änderungen am Audit vornehmen kann.
Wieso das möglich ist?
An einem fremden Standort ist der Auditor mit der Kennung "Auditor" eingeloggt. Im Auditmodul gibt er erst seinen richtigen Namen an.
Sobald der Haken gesetzt ist, kann nur noch derjenige ändern, der dann mit der entsprechenden Kennung angemeldet ist. Also auch im heimischen Labor.
enlightenedOhne Haken keine Aufgaben, mit Haken kann trotzdem vom Auditor geändert werden, wenn er sich mit seiner eigenen Kennung anmeldet.

Bei der Aufgabenerstellung möchte ich mit Variante 2 beginnen, weil sie einfacher ist.
Wird diese Variante gewählt, sucht man unter "Beobachtung" (Punkt 4 im Bild) den zuständigen Bearbeiter aus, indem man die Zeile ausklappt.
Dann speichern und die Aufgaben werden erstellt. Fertig.
Da dann aber die Fertigstellung der Aufgaben komplett am Bearbeiter hängt und LL oder QMV das möglicherweise aus den Augen verliert, kann man noch eine Revisionsaufgabe erstellen (Punkt 3 im Bild). Die erscheint dann beim dort ausgewählten Mitarbeiter. Der macht dann quasi am Ende einen Haken dran, wenn er sich vergewissert hat, dass die Aufgaben abgearbeitet sind.

Variante 1 ist ein bisschen umfangreicher.
Hier wird genau wie bei Variante 2, der Beobachtung ein Bearbeiter zugewiesen.
Aber die Verantwortung für die Aufgaben übernimmt z.B. die TL oder QMV. Das bedeutet, der endgültige Abschluss der Aufgaben liegt bei der dort ausgewählten Person, der Bearbeiter bekommt eine Teilaufgabe. Erst wenn diese Teilaufgabe erledigt ist, kann die Hautpaufgabe auch erledigt werden.
Hier ist also eine Instanz mehr zwischen Aufgabenbearbeitung und Revisionsaufgabe.
In der erstellten Hauptaufgabe sieht das dann folgendermaßen aus:

In diesem Fall gibt es sogar zwei Bearbeiter, die die Aufgabe erledigen sollen und eine Teilaufgabe ist bereits erledigt.
Die Auswahl von mehreren Bearbeitern für eine Aufgabe, ist nur mit Variante 1 möglich, denn irgendwo müssen die Fäden zusammenlaufen.

Die Aufgabe, die der Bearbeiter hierzu hat, sieht folgendermaßen aus:


Zum Erledigen einer Aufgabe muss zwingend vorher ein Kommentar erfasst werden, der beschreiben soll, was getan wurde. Dieser Kommentar wird von der Teilaufgabe (Bearbeiter) in die Hauptaufgabe (Verantwortlicher) übertragen. Und auch in die Beobachtung im Auditmodul. 

Das Häkchen "Korrekturmaßnahme erfolgt?" kann nicht von Hand gesetzt werden, es wird automatisch mit Erledigung der Hauptaufgabe gesetzt.

Ich hoffe, damit ist die Aufgabenerstellung im Auditmodul ein bisschen durchsichtiger geworden.