Protokollierung von Flaschen

In diesem Blog möchte ich zeigen, wie man, die nun nach dem Audit nötige, Funktion der Protokollierung der abgefüllten Flaschen richtig konfiguriert und benutzt.

Kein Zurück
Da die Funktion aufgrund einer Abweichung im letzten Audits eingeführt wurde. Schaltet das entsprechende Update die Funktion sofort scharf. Das bedeutet, alle über Etikettenvorlagen gedruckten Etiketten werden protokolliert.

Grundidee
Der Probenehmer muss eine Liste der abgefüllten Flaschen erzeugen/abhaken. Um die Liste nicht vor Ort erstellen zu müssen oder eine riesige Liste mit allen Flaschen/Vorbehandlungs-Kombination vor sich zu haben, wird der Etikettendruck als Grundstein benutzt. Denn im Optimalfall druckt das Labor eh schon für jede Flasche die rausgeht ein Etikett. Jede Flasche bekommt eine ID über die sie eindeutig identifiziert und der Probe zugeordnet werden kann. Die ID sollte als Text und auch als Barcode auf dem Etikett stehen, falls es Druckfehler gibt, sollte wenigstens eines zu lesen sein. So kann man die abgefüllten Flaschen vor Ort schnell über einen Barcodescanner registrieren. Nach dem Druck ist die Flasche erst einmal im ?-Status "unbekannt". Nun kann einmal der Status auf "abgefüllt" oder in einen negativen Status (Flasche kaputt, verunreinigt...) geändert werden. Nur einmalig, da die Liste den Status während der Probenahme wiedergeben soll. Spätere Missgeschicke mit der Flasche sollten weiterhin als Kommentare in der Ergebnisfassung gespeichert werden.

An die Arbeit
Hier nun die ToDo-Liste um die Funktion optimal zu benutzen:

  • Etiketten verwalten
    Als erstes muss auf jedes Etikett das für Etikettenvorlagen verwendet wird der Barcode und die Plaintext-ID eingefügt werden. Dies wird genau so gemacht, wie jeder andere Platzhalter für Attribut etc. Die Schriftgröße des Barcode-Platzhalters wird automatisch eingestellt und entspricht in etwa der Höhe des Barcodes.

    Auch Einzeletiketten, z.B. für Flaschen für Fremdlabore, die abgefüllt werden sollten protokolliert werden. Dazu muss ebenfalls Barcode und Plaintext-ID auf dem Etikett untergebracht werden. Danach kann man auf der ersten Seite der Eti-Bearbeitung der Haken "Ausdrucke Protokollieren" angehakt und eine Flasche/Vorbehandlung ausgewählt werden. Für Fremdlabore empfiehlt es sich die Flasche "Leergut lt. Untersuchungsstelle" anzulegen und zu benutzen um nicht alle Flasche/Vorbehandlungs-Kombinationen aller Fremdlabore in sein eigenes System einzugeben. Unter Umständen sind diese gar nicht bekannt.
  • Etiketten-Vorlagen
    Bei den Vorlagen geht das Spiel nun genau umgekehrt. Alle Flaschen werden protokolliert, es sei den man klickt die Flasche in der Vorlage an und benutzt den Button "keine Protokollierung". Danach wird der Hintergrund in der Baumansicht für diese Flasche grau. Die Flasche/Vorbehandlung wird nun nicht in der Datenbank registriert. Statt Barcode wird beim Drucken "[keine ID vorh.]" in der Zeile auftauchen.
  • Test auf Vollständigkeit
    Nun sind erst mal alle Schritte getan. Die nächsten Etiketten sollten mit Barcode gedruckt werden und man kann die Flaschenliste in der Tagesansicht einsehen. Die Probenehmer sollten Bescheid geben, wenn sie noch Etiketten ohne Barcode abfüllen. Ebenso sollte man gucken, ob Etiketten in der Tagesansicht erscheinen die nicht abgefüllt werden.
  • Auf die Beta-Tester warten
    In Lüneburg läuft noch der Beta-Test. Im Moment wird auf die Beschaffung eines Barcodescanners für die ersten Tests gewartet.
  • Noch mal von vorn/Scharf schalten
    Nun sollte noch mal ein Stichtag mit mir abgemacht werden. An dem Tag werde ich alle bis dahin (halb) protokollierten Flaschen aus der Datenbank löschen. Da der Probenehmer vorher höchstens testweise die Flaschen erfasst hat, sind die meisten noch im ?-Status. Aber ab jetzt sollte der ?-Status vermieden werden und der Probenehmer sollte alle Flaschen einscannen.
  • Reportvorlagen
    Nun können die Reports und Probenahmeprotokolle um die Tabelle der Flaschen erweitert werden und die Abweichung ist vom Tisch. Ich würde den Schritt wirklich zum Schluss machen, da die Flaschenliste ja noch mal gelöscht wird und dann nachher gespeicherte Protokolle nicht mehr mit dem Inhalt des LIMS übereinstimmen.

Vor Ort
Der Probenehmer scannt einfach alle abgefüllten Flaschen ein. Stellt er fest, dass mit der Flasche irgend etwas falsch ist (kaputt, verunreinigt, ...) hat er eine Liste von Status-Barcodes mit. Zuerst wird der entsprechende Status-Barcode eingescannt, gleich danach der Flaschen-Barcode. Sind mehrere Flaschen defekt, muss vor jeder Flasche der Status-Barcode gescannt werden, ansonsten ist nur die erste Flasche "kaputt" und die nächsten wieder "abgefüllt". Hier ist die benötigte Liste der Status-Codes.

Im Labor
Im Labor kann dann der Offline-Speicher des Barcodescanners in die Flaschenerfassung eingelesen und gespeichert werden.

Barcodescanner?
Wie es scheint wird es ein smartSCANNDY 2. Dieser kann offline Barcodes speichern aber auch später mit den Tabeltts verknüpft werden um dort die Erfassung der Flaschen zu bewerkstelligen. Aber das Testgerät ist leider noch nicht in Lüneburg angekommen. Wer schon mal einen Barcode auslesen möchte, kann dazu so gut wie jede Smartphone Barcode-App nutzen. Einfach einscannen, dann bekommt man den Inhalt des Barcodes (irgend was  wie "F...." z.B. "F123") angezeigt. Diese Zeichenfolge kann dann im Erfassungsfenster einfach über die Tastatur eingeben und mit Enter abgeschlossen werden. Was anderes tut die richtige Hardware nachher auch nicht. Der "Barcode Scanner" für Android unterstützt sogar einen Massen-Modus und kann eine CSV-Datei exportieren die das LIMS einlesen kann. So könnte man schon einmal einen ganzen Lauf testen. Privathandy vorausgesetzt.

Weiterer Nutzen
Vielleicht macht der Barcode auch noch Mehrnutzen. Werden die Arbeitsplätze mit (billigeren, kabelgebundenen) Barcodescannern ausgestattet ist es möglich in der Ergebniserfassung im Auswahlfenster einen Barcode einzuscannen. Danach erscheinen dann Probe und die nötigen Methoden in der Auswahl. Eine Suche nach einer Flaschen-ID klappt auch. Weitere Ideen folgen bestimmt, wenn das Ganze im Betrief läuft.