Workflow-Ordner

Ein Workflow-Ordner enthält Dokumente wie z.B. Formblätter, die ggf. von mehreren Bearbeitern geändert werden müssen, die aber nicht versioniert sind. Die Bearbeitung wird jedoch über den Überarbeitungsmodus in Word dokumentiert.

Die Datei wird wie bekannt in den Workflow-Ordner importiert oder aus einer Vorlage erstellt.

Wird ein Word-Dokument geöffnet, befindet es sich im Überarbeitungsmodus. Der Modus ist jedoch so eingestellt, dass die Änderungsverfolgung nicht direkt sichtbar ist.

Um die Änderungen im Dokument sichtbar zu machen kann man auf den Tab "Überprüfen" gehen, dort "Nachverfolgung" wählen und dann das Überarbeitungsfenster auswählen. Hier kann man alle Änderungen am Dokument als Liste anzeigen lassen.

Alternativ dazu kann man die Änderungen direkt im Dokument anzeigen lassen, indem man den Punkt "Endgültige Version enthält Markups" auswählt.

Da das Dokument im Workflow-Ordner permanent im Überarbeitungsmodus ist, sind auch alle Änderungen dauerhaft dokumentiert.

In Excel-Dokumenten werden die Änderungen lediglich im Tablellenblatt "Änderungstabelle" dokumentiert. Eine farbige Unterscheidung der einzelnen Bearbeiter gibt es hier nicht.

Ist die Bearbeitung eines Dokuments beendet, kann man dieses als abgeschlossen markieren. Dadurch ist es vor weiteren Veränderungen geschützt. Dazu benutzt man die Schaltfläche "Abgeschlossen" aus dem Menüband. Ist eine Datei abgeschlossen, wird die "Abgeschlossen"-Schaltfläche hinterlegt und vor ihren Icon ist ein roter Haken. Sind alle Dateien eines Workflow-Ordners abgeschlossen ändert sich das Icon des Ordners in eine grüne Version: . Das Abschließen von Dateien erfordert das Recht "Dateien abschließen" im jeweiligen Ordner.