Aufgaben erstellen

Aufgaben erstellen

Allgemeine Angaben
Erinnerung
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Kategorien
Serientyp
Teilschritte
Delegieren
Aufgabe kopieren
Aufgabe löschen
Link kopieren
Aufgabe per Mail verschicken
Outlook
Erledigt


Allgemeine Angaben

Zum Erstellen einer neuen Aufgabe klickt man in der Kalenderansicht auf die Button "neue Aufgabe".

Im neuen Fenster füllt man zunächst den Titel aus, gibt eine Fälligkeit an und kann ggf. eine Beschreibung eingeben.


Erinnerung

Es können diverse Erinnerungen (per Mail) eingetragen werden.
Hier gibt es zwei unterschiedliche Typen. "Mich erinnern" generiert eine Erinnerung an den Aufgabenersteller.
"Neue Erinnerung" erstellt eine Erinnerung an den Bearbeiter, wenn die Aufgabe delegiert ist. Er wird dort in dem Moment eingetragen, in dem die Aufgabe delegiert wird. Siehe Delegieren.
Möchte man sich nach dem Ablaufen erinnern lassen, kann man hier auch mit negativen Tagen arbeiten.


Link einfügen

Es ist möglich direkt auf interne und externe Stellen zu verlinken. Diese Links werden innerhalb der Aufgabe angezeigt und können von dort direkt angesprungen werden.
Dazu klickt man auf "Link hinzufügen".

Im neuen Fenster wählt man das zu verlinkende Objekt aus.

Um auf ein externes Objekt zu verlinken, hakt man das Kästchen "eigener Link" an.

Nun kann man z.B. die Adresse einer Webseite kopieren oder die Adresse eines Ordners...

... und fügt diese in das Feld "Link" ein. Es kann noch ein Text angegeben werden, der dann statt der Adresse angezeigt wird.
Soll auf eine Datei verlinkt werden, kann das direkt über den Button "Datei verknüpfen" gemacht werden.

Über den Button "Link entfernen" kann der Link wieder aus der Aufgabe entfernt werden.


Kategorien

Kategorien sind hilfreich um Aufgaben zu gruppieren und filtern.
Dieses sollten Stichworte zur Aufgabe sein.


Kommentar

Zu jeder Zeit kann der Aufgabe ein Kommentar hinzugefügt werden.
In Serienaufgaben wird an dieser Stelle die Bearbeitung automatisch dokumentiert. Siehe Serientyp.


Serientyp

Eine Aufgabe kann zur Serien gemacht werden, wenn sie regelmäßig wiederholt wird.

Hier kann der Intervall der Serie definiert werden.

Nach Erledigung der Aufgabe, wird dies in den Kommentaren dokumentiert und die gleiche Aufgabe wieder zur nächsten Erledigung geöffnet.
Serienaufgaben erkennt man daran, dass der Button "Serientyp" orange dargestellt ist.

Teilschritte

Eine Aufgabe kann in Teilschritte untergliedert werden.
Das Teilschrittefenster öffnet sich erst beim Klick auf den Teilschritte-Button. Nun kann man eigene Teilschritte anlegen oder auch Teilschritte delegieren.
Delegierte Teilschritte sehen für den Bearbeiter wie eine normale eigene Aufgabe aus und werden auch vom Ersteller wie eine zu delegierende Aufgabe angelegt (siehe unten).
Unterschieden werden können eigene und delegierte Teilschritte am Icon. Delegierte Teilschritte können nur vom zugewiesenen Bearbeiter erledigt werden.

Eine Aufgabe ist erst dann erledigt, wenn alle ihre Teilschritte auch erledigt sind.


Delegieren

Um Aufgaben an einen anderen Bearbeiter zu delegieren, klickt man auf den Button "delegieren".

In diesem Fenster dann den einen oder auch mehrere Benutzer auswählen, an die die Aufgabe delegiert werden soll. Bei mehreren Benutzern bekommt jeder Bearbeiter seine eigene Aufgabe erstellt.

Der Bearbeiter kann ggf. sofort per Mail über die neue Aufgabe benachrichtigt werden.

Ist die Aufgabe delegiert, wird auch der Bearbeiter bei den Erinnerungen angezeigt.


Aufgabe kopieren

Eine gespeicherte Aufgabe kann kopiert werden, um sie als Vorlage für eine andere Aufgabe benutzen zu können.


Aufgabe löschen

Eine gespeicherte Aufgabe kann vom Ersteller wieder gelöscht werden.
Systemaufgaben können mit dem entsprechenden Recht gelöscht werden.


Link kopieren

Eine Aufgabe kann als Link über die Zwischenablage in andere Programme eingefügt werden. Dazu dient der Button "Link kopieren".


Aufgabe per Mail verschicken

Aufgaben können direkt per Mail innerhalb der LIMS-Benutzer verschickt werden.


Outlook

Einzelne Aufgaben können in die Aufgabenverwaltung von Outlook exportiert werden.


Erledigt

Ist eine Aufgabe erledigt, so wird oben links das Häkchen angeklickt. Sie verschwindet dann automatisch aus der Liste der Aufgaben in der Kalenderansicht.

Das funktioniert nicht bei automatisch generierten Systemaufgaben. Hier gibt es eine spezielle Regelung.