Validieren

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Prüfung rückgängig machen


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Ist ein Überarbeitungsvorschlag geprüft worden, landet er im Eingangskorb des Validierers.

Das Vorgehen des Validierers ist nahezu gleich wie das des Prüfers.
Der Validierer öffnet das Dokument und überprüft es. Die fachlichen Prüfungen wurden dabei schon vom Prüfer vorgenommen. Änderungen müssen gespeichert werden. Das Dokument kann auch aus diesem Status heraus zum Bearbeiter zurück geschickt werden. Dann muss es wieder den kompletten Weg über den Prüfer gehen, bis es erneut validiert werden kann.

Soll der Überarbeitungsvorschlag nun zur gültigen Version gemacht werden, klickt der Validierer entweder auf "neue Hauptversion" oder auf "neue Nebenversion" oder auf "überschreiben".

Neue Hauptversion: ändert die Nummer vor dem Punkt.

Neue Nebenversion: ändert die Nummer nach dem Punkt

Ist das Dokument neu importiert worden, kann man die gewünschte Version angeben, falls dieses Dokument bereits außerhalb der Dateiverwaltung in weiteren Versionen vorliegt. Es muss also nicht zwingend mit der Version 1.0 begonnen werden.

Zur Validierung kann ein Kommentar für die Versionshistorie angegeben werden.

Nun kann eine Gültigkeit für das Dokument definiert werden.

Soll eine SOP beispielsweise mindestens einmal im Jahr vom Bearbeiter überprüft und angepasst werden, so kann das hier angegeben werden.

Für den Bearbeiter wird dann eine Aufgabe mit Ablaufzeitpunkt erstellt.

Das Auswahlfenster für die Gültigkeit.

Das Dokument ist nun in neuer Version mit einer bestimmten Gültigkeit validiert und für alle Berechtigten einsehbar.

Benutzer, die von der Vorversion einen Ausdruck gemacht haben, werden nun darüber informiert, dass sie den Ausdruck vernichten und dies dokumentieren müssen.


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Prüfung rückgängig machen
Ist der Validerer mit der Prüfung des Überarbeitungsvorschlags nicht zufrieden, kann die Prüfung rückgängig gemacht werden. Der Überarbeitungsvorschlag ist dann wieder ungeprüft und die Prüfer bekommen eine Benachrichtigung per E-Mail.

Um die Prüfung rückgängig zu machen, muss in der Toolbar der Button "geprüft" angeklickt werden.

Danach muss die Abfrage bejat werden.

Nun kann ein Kommentar für das Rückgängigmachen der Prüfung angegeben werden. Dieser wird auch in die Benachrichtigungs-E-Mail eingefügt.

Das Dokument steht nun wieder zur Prüfung an.

 


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