Überarbeitungsvorschlag erstellen

Um ein Dokument der Dateiverwaltung zu verändern, muss ein Überarbeitungsvorschlag erstellt werden. Er wird immer von der aktuellsten Version des Dokuments erstellt. Das Originaldokument bleibt unverändert erhalten, es wird lediglich eine Kopie erstellt, die bearbeitet werden kann. Sie muss, um abgeschlossen zu werden, geprüft und validiert werden. Bis dahin ist der Überarbeitungsvorschlag nur für den Ersteller sichtbar und kann ggf. von ihm an einen anderen Bearbeiter übergeben werden.

Um einen Überarbeitungvorschlag zu erstellen, klickt man das gewünschte Dokument im Hauptfenster doppelt.

Die Versionshistorie wird geöffnet, hier klickt man auf "neu".

Die Frage bejahen.


Der Überarbeitungsvorschlag wird als Kopie der Originaldatei erstellt. Er hat noch keine Dateiversion.

Per Doppelklick öffnet man das Dokument. In Word werden alle Änderungen, die jetzt vorgenommen werden, im Überarbeitenmodus gemacht. Für den Bearbeiter ist das auf den ersten Blick nicht ersichtlich.

Beim Schließen wird automatisch abgefragt, ob die Datei gespeichert werden soll.

Ist das Dokument fertig überarbeitet, wird es "zur Prüfung & Validierung" geschickt.

Hierbei kann ein Kommentar erfasst werden, der in der Versionshistorie abgelegt wird.

Der Überarbeitungsvorschlag befindet sich jetzt im Status "zur Prüfung".

Auf der Hauptseite ist das Dokument nun grün gefärbt. Auf den Überarbeitungsvorschlag kann der Ersteller nun nicht mehr zugreifen bis er geprüft und validiert wurde und zur gültigen Version wird, bzw falls er zur weiteren Bearbeitung zurück geschickt wird. Die aktuell gültige Version kann natürlich weiterhin eingesehen werden.