Dokumente importieren

In normale Ordner kann jeglicher Dateityp importiert werden und es kann jeder Dateityp angesehen werden, für den auf dem benutzten Recher ein Anzeigeprogramm vorhanden ist.

Zur Dokumentenlenkung in versionisierten Ordnern können Word-Dokumente benutzt werden.

Um eine Datei zu importieren, markiert man links in der Ordnerliste den gewünschten Ordner, klickt auf "importieren". Auch eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Nun kann man angeben, ob man als ein anderer Bearbeiter importieren möchte. In diesem Fall wird das Dokument nach dem Import direkt zur Prüfung geschickt.

Man wählt im nachfolgenden Fenster die zu importierende Datei aus...

...kann dazu noch einen Kommentar erfassen...

...und kann anschließend die Datei aus dem Dateisystem löschen.

Bei einem normalen Ordner ist die Datei nun importiert und kann über das Hauptfenster benutzt werden.

Im versionierten Ordner ist die importierte Datei vorerst als Überarbeitungsvorschlag im System und muss bevor sie gültig wird und eine Versionsnummer erhält, geprüft und validiert werden. Sie kann per Doppelklick geöffnet und bearbeitet werden.

Dazu klickt man auf den Button "zur Validierung".

Wenn der Überarbeitungsvorschlag zur Prüfung/Validierung geschickt ist, hat der Bearbeiter keinen Zugriff mehr auf ihn.

Mit dem Überarbeitungsvorschlag kann ein Kommentar abgelegt werden.

Der Bearbeiter kann am Status erkennen, dass die Version zur Prüfung übergeben wurde.

Im Hauptfenster der Dateiverwaltung ist durch die grüne Färbung zu erkennen, dass es von diesem Dokument eine Version gibt, die grade zur Prüfung ist.