Verzeichnisstruktur erstellen und Berechtigungen vergeben

Zunächst muss eine Verzeichnisstruktur erstellt werden. Die allererste Ebene kann hierbei nur vom Administrator erstellt werden, der dann die Berechtigungen so setzten kann, dass in unteren Ebenen andere Ordner-Administratoren Ordner erstellen können.

In der Ansicht unten sind bereits versionierte, "normale' und Workflow-Ordner angelegt, zu erkennen an den unterschiedlichen Symbolen. Dieser Ordner ist ein "normaler" Ordner , Ordner mit dieses Symbol sind versioniert und Ordner mit diesem Symbol enthalten Dateien mit Workflow.

Versionisierte Ordner enthalten gelenkte Dokumente, die geprüft und validiert sein müssen, um gültig zu sein. Zum Ändern eines Dokument muss ein Überarbeitungsvorschlag erstellt werden, der wiederum geprüft und validiert werden muss. Möglich sind hier Word- und Excel-Dokumente.

Workflow-Ordner enthalten Dateien die bearbeitet werden sollen, ohne dass dazu jedes Mal ein Überarbeitungsvorschlag erstellt werden muss, die Bearbeitung aber trotzdem nachvollziehbar dokumentiert ist, wie z.B. in Formblättern. Ein Qualitätsabweichungsbericht beispielsweise wird nacheinander von diversen Bearbeitern verändert. Jedes Mal einen Ü-Vorschlag zu erstellen wäre sehr hinderlich. Für diesen Fall kann das Dokument in einen Workflow-Ordner eingestellt werden und so automatisch in Word bzw. Excel im Überarbeitungsmodus geöffnet werden. Hiermit sind Änderungen von jedem Bearbeiter am Dokument nachvollziehbar, man vermeidet aber das Erstellen von Versionen. Möglich sind hier Word und Excel-Dokumente. PDFs können rein statisch importiert werden.

Normale Ordner sind Ordner, die jede Art von Datei enthalten können. Diese Dateien können wie gewohnt bearbeitet werden.

Zum Erstellen eines neuen Ordners markiert man den übergeordneten Ordner, klickt auf den Button "neu" und wählt den zu erstellenden Ordnertyp.

Anschließend wählt man den neu erstellten Ordner aus und klickt auf "Eigenschaften".

Auf dem Reiter "Allgemein" sieht man Informationen über den Ordner und kann einige Einstellungen verändern. Je nach Ordner-Typ (versioniert, nicht versioniert) stehen nicht alle Einstellungen zur Verfügung.

 

Protokollierung der Ausdrucke aktiviert oder deaktiviert die Nachverfolgung der Ausdrucke. Auch bei versionisierten Dokumenten kann das Protokollieren der Ausdrucke sinnlos sein, z.B. wenn es sich um Formblätter handelt, die anschließend manuell ausgefüllt werden.
Auswahl der zu benachrichtigenden Prüfer wenn aktiviert, erscheint beim Verschicken eines Überarbeitungsvorschlags eine Auswahlbox, in der die zu benachrichtigenden Prüfer ausgewählt werden können.
Auswahl der zu benachrichtigenden Validierer wenn aktiviert, erscheint nach dem Prüfen eines Überarbeitungsvorschlags eine Auswahlbox, in der die zu benachrichtigenden Validierer ausgewählt werden können.
Bei neuen Versionen alle benachrichtigen wenn aktiviert, wird nach dem Validieren eines Überarbeitungsvorschlags an alle Benutzer, die in dem Ordner lesen dürfen, eine Benachrichtigung verschickt.

 

Auf dem Reiter "Berechtigungen" werden den Benutzergruppen und Benutzern Berechtigungen zugeordnet.

Die Bezeichnungen sind selbsterklärend. Der Ordner-Administrator kann innerhalb seines Ordners löschen, bestehende Versionen umbenennen, Überarbeitungsvorschläge löschen und an andere Benutzer übergeben, sowie neue Ordner anlegen.