Ausgangsrechnungen exportieren

Es ist möglich aus zwischengespeicherten Rechnungen die Ausgangsrechnung zu exportieren. Dies wird z.B. benötigt wenn die Buchhaltung die Rechnungsnummern oder Ähnliches vorgibt . Die geänderte Information kann später wieder in die Rechnungen importiert werden.

Wordvorlagen anpassen
Ausgangsrechnungen exportieren
Beispiel einer exportieren Ausgangsrechnung mit veränderten Werten


Wordvorlagen anpassen

Die exportierten Ausgangsrechnungen sind durch die Word-Funktion "Dokument schützen" gesichert. Es ist lediglich die Eingabe in Formular-Felder erlaubt. Dies ist auch vollkommen ausreichend. Es ist beim späteren Import der Ausgangsrechnung in das Rechnungsprogramm möglich, diese Formular-Felder auszulesen. Man kann das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, die Sachkonten, die Umsatzsteuer sowie alle in der Rechnungsvorlage vorhandenen Textbausteingruppen und Textfelder importieren.

Zum Einfügen eines Textformularfelds in Word, das in das Rechnungsprogramm importiert werden soll, benutzt man die "Formular"-Symbolleiste. Nach dem Einfügen des Textformularfelds öffnet man die Optionen durch einen Doppelklick und gibt der Textmarke einen Namen. Der Name des Textmarke bestimmt in welches Feld der Rechnung die Information importiert wird.

Rechnungsnummer Es wird die Rechnungsnummer der Rechnung beim Import angepasst.
Rechnungsdatum ändert das Rechnungsdatum. Es muss im Format TT.MM.JJJJ eingegeben werden.
UMST Es wird der Umsatzsteuersatz der Rechnung beim Import angepasst.

Soll die Information in eine KLR-Gruppeninformation importiert werden, muss der Textmarkenname folgender Syntax entsprechen: KLR_[Name]_[Information]. [Name] muss durch den Namen der KLR-Gruppe ersetzt werden. [Information] muss einem der in der folgenden Tabelle aufgeführten Werte entsprechen. Da Textmarkennamen keine Sonderzeichen beinhalten dürfen, müssen aus dem Namen alle Zeichen außer "a-Z äÄ öÖ üÜ ß" durch einen Unterstrich ersetzt werden. Die Namen der Textfelder dürfen nur 20 Zeichen lang sein, deshalb wird der Name auf die ersten 20 Zeichen reduziert.

Sachkonto ändert das Sachkonto der KLR-Gruppe
Finanzierungsquelle ändert die Finanzierungsquelle der KLR-Gruppe
Produktschlüssel ändert die Produktschlüssel der KLR-Gruppe
KST ändert die Kostenstelle der KLR-Gruppe
KTR ändert den Kostenträger der KLR-Gruppe
Leistung ändert die Leistung der KLR-Gruppe

Soll die Information in ein Textfeld importiert werden, muss die Textmarke den Namen des Textfeldes haben. Da Textmarkennamen keine Sonderzeichen beinhalten dürfen, müssen aus dem Namen alle Zeichen außer "a-Z äÄ öÖ üÜ ß" durch einen Unterstrich ersetzt werden. Aus "Journalfolge-Nr." wird z.B. "Journalfolge_Nr_".

 


 nach oben

Ausgangsrechnungen exportieren

Es werden nur zwischengespeicherte Rechnungen angezeigt. Die zu exportierenden Ausgangsrechnungen anhaken und auf "Fertig" klicken.

Es erscheint ein Datei-Speichern-Dialog. In diesem muss der gewünschte Ordner ausgewählt werden. Der Dateiname kann "hier exportieren" bleiben. Die einzelnen Dateinamen werden automatisch aus der Rechnungsnummer generiert und dürfen auch im Weiteren nicht verändert werden, da über den Dateinamen die Rechnung zugeordnet wird.


nach oben

Beispiel einer exportieren Ausgangsrechnung mit veränderten Werten

 

Die rot eingerahmten Felder sind die manuell ausgefüllten Textformularfelder.

nach oben