Dateiverwaltung

Dies ist die Startseite der Dateiverwaltung.

In der Dateiverwaltung können unterschiedlichste Dokumente in einer definierbaren Dateistruktur mit unterschiedlichen Berechtigungen abgelegt werden.

Die Dateiverwaltung arbeitet für definierte Ordner versionsorientiert mit gelenkten Dokumenten.
Formblätter können zur Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungen in Workflow-Ordnern abgelegt werden.

Die Bearbeitung gelenkter Dokumente erfolgt in Microsoft Word oder Excel, das dazu auf dem Rechner des Anwenders installiert sein muss.
Um ein gelenktes Dokument zu ändern, wird zunächst ein sog. Überarbeitungsvorschlag erstellt. Dieses temporäre Dokument kann verändert und bearbeitet werden, bis es zur Prüfung und Validierung geschickt wird und danach als neues gültiges Dokument vorhanden ist. Änderungen werden im Überarbeitenmodus vorgenommen, damit sie nachvollziehbar bleiben.

Für jedes Dokument kann immer nur ein Überarbeitungsvorschlag zur Zeit vorhanden sein.

Gelenkte Dokumente werden gundsätzlich mit Wasserzeichen gedruckt, sofern sie nicht als Original ausgedruckt werden. Das Wort "Kopie" wird diagonal über das Dokument gedruckt, an der Seite steht: "Kopie - #Drucknummer - Bearbeiter - Datum/Zeit".

Jedes gedruckte Exemplar erhält eine Nummer. Anhand der Nummer und dem Login des Bearbeiters, wird dieser beim Erscheinen einer neuen Version per Mail dazu aufgefordert, die alte Version zu vernichten und dies in der Dateiverwaltung zu quittieren.